MENU

Bedrijfs- of particulier evenement organiseren? Onderscheid jezelf van anderen!

Paniek alom

Gepubliceerd op 28-03-2019

Paniek alom

Problemen op de dag van een event                                                                                                                                             

Veel ondernemers denken zelf een bijeenkomst in elkaar te kunnen draaien of de organisatie ervan over te laten aan een secretaresse of personal assistant. Vaak gaat dit ook goed. Maar stel dat hetgeen hen gebeurt, wat mij is overkomen als eventmanager…..

Maanden voorafgaand aan een evenement had ik een spreker geregeld met een inhoudelijke presentatie voor een netwerkbijeenkomst van 18.30 uur tot 20.00 uur. Alles was in kannen en kruiken. De locatie was goed gekozen en de catering zou voortreffelijk zijn. Iedereen was uitgenodigd en er was met veel bombarie aangekondigd wie de spreker zou zijn en waar hij het over zou gaan hebben. De aanmeldingen voor deze avond kwamen binnen.

Tot dat……

De spreker mij om 11.30 uur van de dag dat hij zou komen spreken mij vertelde dat hij waarschijnlijk wegens persoonlijke omstandigheden niet kon komen. Hij zou mij daar zo snel mogelijk duidelijkheid over geven. Ik dacht letterlijk: ‘Heb ik dat!’ Paniek! Wat nu….

Paniek

Al gelijk in de telefoon springen om een andere spreker te vinden of toch nog even afwachten? In ieder geval heb ik eerst de opdrachtgever op de hoogte gesteld. Met hem besproken het nog even af te wachten.

Om mijn onrust tegen te gaan ben ik eerst maar eens een wandeling gaan maken met mijn honden. In die tijd kon ik rustig mijn gedachten laten gaan over het netwerk dat ik had aan sprekers die op hetzelfde niveau een inhoudelijke presentatie konden houden.

Thuisgekomen kreeg ik even na 13.00 uur een telefoontje, dat de spreker definitief niet zou komen. Nadat ik ook dit gecommuniceerd had met mijn opdrachtgever, ben ik in de telefoon geklommen om een spreker te kunnen regelen. Gebruik makend van mijn contacten, telefoon, whatsapp en mail. Met als resultaat de volgende reacties.

  • Geen gehoor,
  • al bezet,
  • sorry gaat mij niet lukken in dit korte tijdsbestek,
  • had het graag gedaan maar lukt mij niet vandaag.
Opluchting en voldoening

Totdat ik een naam doorgespeeld kreeg door iemand uit mijn netwerk. Zij zou eens horen bij de spreker of hij in de mogelijkheid was en dit wilde oppakken op deze korte termijn.

Om 16.20 uur kreeg ik een verlossend telefoontje van haar met de gegevens van de spreker. ‘Bel hem maar even’ sprak zij. ‘Hij wil het wel doen’.

Deze spreker gebeld, waarna hij vertelde dat hij nog bij een grote bijeenkomst was, waar hij die dag mocht spreken en een en ander mocht begeleiden. Hij kon daar om 18.00 uur wegrijden en zou dan ongeveer 18.45 uur bij ons zijn. Oké, de spreker zou dus later starten dan gepland, maar dat konden wij met de ontvangstborrel wel rekken naar 19.00 uur. Wat een opluchting dat het gelukt was. Met dank aan mijn uitgebreide netwerk iemand weten te vinden gaf zoveel voldoening! Zo zie je maar weer, dat een groot netwerk voor een eventmanager onontbeerlijk is.

Mijn opdrachtgever was blij, opgelucht en aangenaam verrast dat ik in zo’n korte tijd een topspreker had weten te vinden om zijn bijeenkomst te redden. Mijn dank gaat dan ook zeker uit naar Leen Zevenbergen, die een fantastische presentatie hield met het toekomstgerichte onderwerp ‘duurzaam ondernemen’.

Van 'doe het zelf ondernemer' naar opdrachtgever

Dit is nu een voorbeeld van een spreker die afzegt. Maar er kan natuurlijk ook iets met de locatie of catering aan de hand zijn. Een dubbele boeking, te ontoegankelijk voor mensen met een beperking (lees mijn blog over Evenementen en hun toegankelijkheid) of  in het ergste geval een afgebrande locatie. De cateraar die met griep op bed ligt en die je niet boven de etenswaren wil laten hangen die je jouw gasten wil laten nuttigen. Zo zijn er nog vele plotseling opkomende problemen te melden naar gelang de grote van je evenement.

Maar stel….. stel dat dit een ondernemer, secretaresse of personal assistant gebeurd, die zelf een bijeenkomst heeft georganiseerd? Hoe lossen zij dit dan op? Zij hebben niet hetzelfde netwerk als een eventmanager. Zij zitten niet te wachten op een middag stressvol bellen, bellen en nog eens bellen. En naar wie moèten zij bellen? Zoveel vragen....

Hoe heerlijk is het dan als je één aanspreekpunt daarvoor hebt, één probleemoplosser, één eventmanager? Jouw eventmanager; Helma Starink van Al Timone.

Neem contact met mij op voor het organiseren van jouw event zonder stress.

 

Terug naar overzicht

Referenties

" Helma heeft voor mij een onvergetelijk feest georganiseerd. Zij heeft aan een half woord genoeg en denkt graag mee zonder haar idee├źn op te dringen. Ik kan het iedereen aanraden, als je een zorgeloos feest wilt, om met Helma in zee te gaan. "

Bekijk meer referenties

Contact

Al Timone Evenementen
Helma Starink
06 - 23 41 70 13
helma@altimone.nl

Webdesign by RETO Copyright 2019 Al Timone