MENU
Al Timone

Congressen

Congressen

Een congres organiseren is veel werk. Wil je het beste resultaat bereiken? Dan kun je hier beslist een aantal maanden voor uittrekken. De marketing en communicatie moeten tijdig plaatsvinden. De gasten moeten bijtijds uitgenodigd worden. Dit kan al met een 'save the date' voordat je een locatie of anderszins hebt geboekt. Want.... wat is er rampzaliger dan dat bijna niemand van jouw congres afweet. Je krijgt maar 150 aanmeldingen in plaats van de 500 waarop je had gerekend.

Niet alleen bij de organisatie in de maanden vooraf kan iets misgaan. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat je er tijdens het congres achter komt dat de cateraar zijn afspraken niet nakomt . De locatie heeft een dubbele boeking gemaakt. De licht- en geluidtechnici snappen niet wat de bedoeling is. Op dat moment valt jouw congres in het water. Het doel dat je met jouw congres voor ogen had, is niet behaald. Sterker nog....het tegendeel is bereikt. (zie mijn blog 'Paniek alom')

Waarom een congres?

Een congres wordt vaak gehouden voor kennisoverdracht aan een grote groep mensen. Vaak in dezelfde branch, zoals bijvoorbeeld:

  • Geneeskunde
  • Autobranche
  • Installatiebranche
  • Duurzaamheid

Je wilt een congres organiseren waarmee je jouw doel bereikt!

Laat mij meedenken over hoe, wanneer en waar je dit het beste kunt doen. Ik heb een uitgebreid netwerk aan vakmensen, dat ingezet kan worden om jouw congres tot een geweldig succes te maken. 

Wat valt er zoal onder de organisatie?

  • Briefing met templates, zodat jouw wensen snel en doeltreffend op papier komen te staan.
  • Vergunningen
  • Onderhandelen over contracten met derden
  • Goede prijsafspraken met derden
  • Procesbewaking
  • Budgetbewaking
  • Gedetaileerd plan van A tot Z
  • Promotie, marketing, communicatie
  • RSVP's bijhouden en  nabellen 
  • Zorgen voor de juiste persoon op de juiste plek 
  • Draaiboek maken
  • Personeel aansturing
  • Ceremoniemeester
  • etc., etc.
Wil jij een doorslaand succes met jouw congres? Ik help je graag jouw doel te bereiken. Neem contact met mij op. 

 

Locatiekeuze

Uiteraard hangt dit af van het aantal gasten en de wensen die jij hiervoor hebt. Hoe is de service  en de ligging van de locatie? Het is belangrijk te kijken of de locatie goed te bereiken is met openbaar vervoer en dat er voldoende parkeergelegenheid is. Doet de locatie zelf de catering of wordt er verwacht dat je met een cateraar werkt. Is de locatie toegankelijk voor iedereen (zie mijn blog 'Evenementen en hun toegankelijkheid')? In mijn netwerk heb ik veel verschillende goede locaties met een diversiteit aan uitstraling en beleving.

Dagvoorzitter en sprekers

Wil je dat een dagvoorzitter het congres begeleid? Dan is het van belang dat je de juiste hiervoor uitkiest. Dit geld natuurlijk ook voor sprekers die je eventueel wil inhuren. Door mijn uitgebreide netwerk vind ik de spreker of dagvoorzitter die perfect bij het congres past. 

Welke techniek kun je het beste gebruiken?

Techniek staat tegenwoordig voor niets. Het hangt van het soort- en de grote van het congres af, voor welke techniek en technici je kiest. Hieronder een aantal mogelijkheden;

  • licht;
  • geluid;
  • livestream; 
  • projectie (niet alleen op schermen, maar ook op een product met vreemde vormen, zoals bijvoorbeeld een auto); 
  • hologrammen (waarbij afstanden niet meer onoverbrugbaar zijn. Jouw collega, die op dat moment aan de andere kant van de wereld zit, kan met een hologram toch aanwezig zijn en een presentatie houden of  in discussie gaan);
  • drones (die van grote hoogte, grote gebieden kunnen visualiseren);
  • Interactie met bezoekers (die reageren via hun eigen smartphone met vragen en/of antwoorden)

Ik werk alleen met vaktechnische zeer goede mensen, die ik ken en vertrouw.

Wil jij een congres met kracht? Ik help je graag jouw doel te bereiken. Neem contact met mij op

 

Voorbereiding

Door samen een goede briefing te houden over het congres, zorg ik dat je jouw doel bereikt. Met daadkracht en zorgvuldigheid zal ik je van A tot Z uit handen nemen. Deels is ook mogelijk, mocht je besluiten om bijvoorbeeld zelf voor marketing en/of communicatie te willen zorgdragen. 

Tijdens het congres

Op jouw congres zal ik achter de schermen de touwtjes stevig in handen houden. Ik zal oplossingsgericht zijn voor een eventueel plotseling aandienend probleem en flexibel zijn wanneer dit gewenst is. Jij kunt onbezorgd en relaxt, je bezighouden met jouw gasten. Je gasten gaan met een geweldig goede ervaring naar huis en zelf straal je, omdat het congres staat als een huis.

Budgetbeheer

Door mijn financiële achtergrond en ervaring in de evenementenbranche kan ik het budget dat begroot is voor het evenement goed beoordelen op juistheid ten opzichte van je wensen voor het congres. Ook zal ik het vrijgemaakte budget voor je bewaken tijdens de gehele samenwerking. Met mijn ervaring in complexe organisatie processen kan ik goed overzicht houden over het gehele event. 

Evaluatie

Na afloop vindt er een evaluatie plaats. We beoordelen hierbij in hoeverre het congres, jouw doel heeft bereikt. Wat tot volle tevredenheid ging en waar eventuele verbeterpunten liggen.

Wil jij een congres waar nog lang met waardering over wordt gesproken? Ik help je graag jouw doel te bereiken. Neem contact met mij op.   

 

 

 

 

Referenties

" Helma heeft voor mij een onvergetelijk feest georganiseerd. Zij heeft aan een half woord genoeg en denkt graag mee zonder haar idee├źn op te dringen. Ik kan het iedereen aanraden, als je een zorgeloos feest wilt, om met Helma in zee te gaan. "

Bekijk meer referenties

Contact

Al Timone Evenementen
Helma Starink
06 - 23 41 70 13
helma@altimone.nl

Webdesign by RETO Copyright 2019 Al Timone